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まかないのきままにコメントブログ

自分が見たこと、聞いたことを忘れないようにする目的で書いてますです^^;

メールの書き方はピラミッド原則で「短く・正確に」書く

情報を整理するコツ

メールを書くことが多い場合は、読む人に優しい、短く正確に伝わる

メール作成の作法が求められます。

それがピラミッド原則です。

 

 

 

ピラミッド原則は元々、コンサルティング会社のマッキンゼー

活用されていた文章作成術で冒頭に結論を持ってきて、

その下に結論をサポートする内容を複数配置する、

ピラミッド型の文章構成のことです。

 

最初に結論だけ読んでOKであれば、そこでメールを読み終えることもできますし、

結論に違和感があれば、その後の内容にも目を通せばよいということになります。

 

メールでは文章の構成だけでなく、見やすいレイアウトがとても重要です。

こんな感じのレイアウトのルールを決めて実施するだけでだいぶみやすくなりますよ。

 

 

 

例文

 

先日の打ち合わせで

以下の内容について決定しました。

・・・パラグラフとパラグラフの間は一行、空の行を入れる。

・目的

・人数

・設立までのスケジュール

・・・パラグラフとパラグラフの間は一行、空の行を入れる。

ついては以下の日程で具体的に

作業を進めていきたいと思っています。

ご都合はよろしいでしょうか?

↑・・・20〜30文字に一度は改行を入れる

 

日時  2016年12月12日(木)

場所  B棟302室

参加メンバー; 山本 本山  佐藤  鈴木

↑・・・いくつかの要件を羅列する場合は箇条書きにまとめる。